Plan Komunikacji Stowarzyszenia LGD „Żywiecki Raj”

Plan Komunikacji Stowarzyszenia – Lokalna Grupa Działania „Żywiecki Raj” z lokalną społecznością na lata 2014-2020 (PK) to dokument określający zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych przez LGD „Żywiecki Raj” w zakresie realizacji Strategii Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność obszaru LGD „Żywiecki Raj” (LSR). Działania informacyjno-promocyjne poprzez skuteczną (obustronną) komunikację warunkują efektywne zaangażowanie społeczności lokalnej w realizację LSR. Komunikacja na linii LGD – społeczności lokalne – LGD pozwala na pozyskiwanie informacji zwrotnej i służy transparentności  działań LGD. Dobra komunikacja jest podstawą do zapewnienia jawności i przejrzystości działań LGD, która korzysta ze środków publicznych. Opracowany Plan komunikacji ma służyć nie tylko zaplanowaniu narzędzi komunikacyjnych, ale też identyfikacji bieżących problemów komunikacyjnych, ma zwiększyć poziom współpracy partnerskiej i poziom zaangażowania partnerów i interesariuszy LGD. LGD „Żywiecki Raj” zamierza systematycznie rozwijać potencjał społeczności lokalnej dzięki któremu będzie możliwe osiągnięcie celów zakładach w strategii obszaru LGD a także kreować warunki do aktywnej i skutecznej komunikacji, która umożliwi włączenie społeczności LGD  w działania przewidziane w LSR. Działania zawarte w planie są spójne ze Strategią komunikacji PROW 2014-2020. Plan komunikacji skierowany jest do wszystkich grup społecznych zamieszkujących obszar LSR. Szczególne narzędzia komunikacji przewidziano dla zidentyfikowanych grup docelowych interwencji, w tym grup defaworyzowanych.

Celem strategicznym w Planie Komunikacji opracowanym przez LGD „Żywiecki Raj” jest: wspieranie realizacji celów LSR LGD „Żywiecki Raj” poprzez rzetelne i wyczerpujące przekazywanie informacji, zachęcanie potencjalnych wnioskodawców i mieszkańców obszaru LGD do korzystania ze środków w ramach LSR oraz propagowanie efektów wykorzystania tych środków.

Cel główny Planu Komunikacji będzie realizowany przez zestaw celów szczegółowych:

1. Utrwalenie i pobudzenie zaangażowania społecznego zbudowanego w ramach realizacji LSR 2007-2013 i na etapie partycypacyjnego tworzenia LSR na lata 2014-2020,
2. Aktywizacja społeczności lokalnej poprzez włączenie mieszkańców w działania LGD,
3. Skuteczny, przejrzysty i interaktywny przekaz informacji dotyczących możliwości i warunków pozyskania dofinansowania w ramach poszczególnych działań/operacji w ramach LSR,
4. Wsparcie potencjalnych beneficjentów w zakresie doskonalenia umiejętności przygotowania wniosków aplikacyjnych i pozyskiwania środków finansowych poprzez LGD,
5. Wsparcie beneficjentów, którzy otrzymali środki w ramach LSR w zakresie doskonalenia umiejętności w zakresie rozliczenia projektów,
6. Pozyskanie informacji zwrotnej na temat skuteczności, jakości i efektywności podejmowanych działań LGD,
7. Podjęcie działań komunikacyjnych uwzględniających grupy defaworyzowane w zakresie wdrażania LSR,  realizowanych operacji i działań LGD,
8. Popularyzowanie i promocja projektów dofinansowanych w ramach realizacji LSR,
9. Popularyzowanie i promocja efektów działań LGD „Żywiecki Raj”, kreowanie dobrego wizerunku i rozpoznawalności LGD „Żywiecki Raj”,
10. Szerokie włączenie społeczności lokalnej ze wszystkich trzech sektorów w proces monitoringu i ewaluacji LSR.

Działania komunikacyjne i środki przekazu

Realizacja celów komunikacyjnych będzie możliwa poprzez różnorodne i wielopłaszczyznowe działania aktywizujące, informacyjne, edukacyjne i wizerunkowe. Poszczególne działania komunikacyjne będą skierowane i dostosowane do konkretnych grup odbiorców, a składać się będą z czterech etapów: zainteresowania danych odbiorców przekazywanymi informacjami – skłonienia w celu, sprawdzenia co do zaoferowania ma LGD, podjęcia realizacji działań przez beneficjentów lub skorzystania z przygotowanych działań przez uczestników projektu a ostatni krok to etap polecania, popularyzowania osiągniętych efektów działań.

LGD po doświadczeniach z realizacji działań promocyjnych i aktywizacyjnych z okresu programowania 2007-2013 oraz po uwzględnieniu wyników przeprowadzonej analizy potrzeb komunikacyjnych opiera działania w ramach PK na podjętych formach i środkach komunikacji dotychczas realizowanych, wybierając te które przyniosły najlepsze efekty, ale także zakłada uwzględnienie nowoczesnych, zróżnicowanych i innowacyjnych metod, które do tej pory nie były wykorzystywane. Opracowany schemat dostępu do informacji jest zdywersyfikowany tak, by zapewnić możliwość dotarcia do informacji na wiele sposobów zarówno pod względem formy, treści jak i zasięgu. Uwzględniono także stopień, szczegółowość przekazywanych informacji w zależności od etapu działania, stopnia posiadanych i potrzebnych informacji z poziomu odbiorcy. Dzięki temu informacja do odbiorców będzie docierała w sposób wielokanałowy i wielopoziomowy.

Działania i środki komunikacji odpowiadające celom i określonym grupom docelowym:

-Kampania informacyjna – działania skierowane do całej społeczności lokalnej, w tym do potencjalnych beneficjentów i grup defaworyzowanych. Założeniem kampanii jest bardzo szeroka informacja i promocja LSR, zakładanych w niej działań. Przewiduje się w zależności od potrzeb prowadzenie akcji w sposób ciągły i okazjonalny poprzez: media lokalne, artykuły sponsorowane, broszury, publikacje, ulotki itp.

-Portale internetowe oraz media społecznościowe – strona internetowa LGD, strony internetowe gmin członkowskich, lokalne portale internetowe a także portal społecznościowe np. Facebook - informacja dla poszczególnych grup odbiorców jest dostępna non-stop, o każdej porze. Zastosowana forma przekazu posłuży do prezentacji wszystkich dokumentów związanych z wdrażaniem LSR, a także bieżącego informowania o planowanych naborach wniosków – terminach, wymaganiach kryteriach wyboru. Na stronie internetowej LGD zostaną zastosowane nowoczesne i innowacyjne na poziomie LGD narzędzia do komunikacji zwrotnej – będzie zastosowany interaktywny kalendarz doradztwa, dla osób, które będą chciały skorzystać z konsultacji a dla osób chcących uzyskać informacje na temat możliwości pozyskania i rozliczenia środków będą wdrożone kursy e-learnigowe pozwalające nie tylko na przekaz informacji ale i informację zwrotną na temat zrozumiałości przekazywanych informacji i stanu wiedzy potencjalnych beneficjentów. Zostanie również zastosowane narzędzie komunikacji w formie e-newslettera, zatem poprzez stronę internetową będzie możliwość wpisania się na listę mailingową. Na stronie będzie na bieżąco rozbudowywana mapa projektów zrealizowanych dzięki środkom pozyskanym przez LGD.

-Badania satysfakcji – działania skierowane do wszystkich grup docelowych, które umożliwią pozyskanie zwrotnej informacji w zakresie realizacji LSR i podjętych działań LGD. Ankiety będą dostępne podczas szkoleń i doradztwa jak również na stronie internetowej udostępniane będą sondaże, ankiety dotyczących LGD pod względem działań aktywizujących, informacyjnych, edukacyjnych i wizerunkowych.

-Materiały promocyjne – wykorzystane zostaną materiały reklamowe, gadżety promocyjne, które będą dystrybuowane podczas różnego rodzaju akcji informacyjno-promocyjnych a także wydarzeń organizowanych przez LGD. Gadżety te będą zarówno użyteczne jak i nawiązujące swym charakterem do regionu.

-Materiały szkoleniowe – w formie drukowanej i/lub cyfrowej wykorzystane zostaną w realizowanych działaniach edukacyjnych.

-Warsztaty, konferencje, spotkania informacyjno-promocyjne, szkolenia – zostaną zastosowane w celu przekazu informacji i wsparcia w postaci informacji i doradztwa dla potencjalnych i beneficjentów.

-Infolinia dla potencjalnych beneficjentów - telefoniczny kontakt z pracownikami Biura LGD oraz poczta elektroniczna – kontakt za pośrednictwem wiadomości e-mail.

-Doradztwo indywidualne - konsultacje na etapie pozyskania jak i rozliczenia projektu. Doradztwo będzie prowadzone w biurze LGD, nie przewiduje się organizacji punktów konsultacyjnych na obszarze LGD ze względów organizacyjnych. Z doświadczeń z poprzedniego okresu wynika, iż kompleksowe, fachowe i prowadzone w odpowiednich warunkach doradztwo może być organizowane z zapewnieniem dostępu pracownika do niezbędnych materiałów, do sprzętu biurowego - możliwość przygotowania na bieżąco materiałów dla konkretnych grup docelowych, do internetu a takie warunki zapewnia biuro LGD. Działanie to będzie oparte na silnie spersonalizowanym przekazie informacji, na relacji pracownik Biura LGD – beneficjent.

-Wydarzenia promocyjne – organizowane przez LGD w partnerstwie z innymi podmiotami a także uczestnictwo LGD w lokalnych/regionalnych/krajowych i zagranicznych wydarzeniach.

Zastosowane w Planie Komunikacji działania komunikacyjne odpowiadają również na zdiagnozowane specjalne potrzeby grup defaworyzowanych zidentyfikowanych w LSR. Dodatkowo LGD przewiduje zastosowanie specjalnie dedykowanych działań komunikacyjnych skierowanych do grup defaworyzowanych poza wskazanymi w diagnozie przygotowanej pod Plan Komunikacyjny a opierających się na innowacyjnych i nowoczesnych metodach przekazu komunikacji na poziomie LGD:

-Osoby młode - młodzież gimnazjalna i młodzież do 30 roku życia – organizacja, przeprowadzanie konkursów (plastycznych, fotograficznych itp.) mających zachęcić młodzież do działania, zainteresowania się działalnością LGD jak i przeprowadzania debat młodzieżowych. W ramach tych działań przewiduje się kontakt z placówkami szkolnymi z terenu LGD i podjęcie współpracy. Będą również zapraszani przedstawiciele samorządu uczniowskiego szkół oraz młodzieżowych organizacji pozarządowych na spotkania i szkolenia.

-Kobiety wchodzące/powracające na rynek pracy po przerwie związanej z urodzeniem i wychowaniem dziecka – planuje się zastosowanie przekazu informacji „metodą śnieżnej kuli” - jedna osoba wskazuje następnej osobie z tej grupy informacje a także poprzez specjalnie dedykowane spotkania dla tej grupy w zakresie doradztwa grupowego i w miarę potrzeb zapewnienia opieki nad dziećmi w tym czasie.

-Osoby niepełnosprawne – w miarę zgłoszenia takich potrzeb będą organizowane grupowe konsultacje udzielane na zaproszenia organizacji działających na rzecz osób niepełnosprawnych w siedzibach tych organizacji  i/lub indywidualne konsultacje u osób niepełnosprawnych. Przedstawiciele środowisk i organizacji pozarządowych z obszaru działania LGD funkcjonujących na rynku osób z różnymi niepełnosprawnościami będą zapraszani na organizowane konferencje i szkolenia.

-Osoby powyżej 50 roku życia – dystrybucja materiałów drukowanych w urzędach gminy i poprzez działające na terenie LGD organizacje zrzeszające seniorów, Koła Gospodyń Wiejskich, Koła Pszczelarskie, artykuły, ogłoszenia prasowe.

Dzięki powyższym działaniom komunikacyjnym będzie możliwe zapewnienie równego dostępu do informacji na temat LSR. Dodatkowo efekt działań pogłębi spójna wizualizacja, obejmując również zastosowanie stosownych logotypów, co wpłynie na rozpoznawalność, pozytywny odbiór i skojarzenie realizowanych działań z LGD.

LGD zamierza utrwalać i pobudzać mobilizację społeczną dodatkowo poprzez akcje informacyjno-promocyjne.

Wskazanie głównych adresatów poszczególnych działań komunikacyjnych, tj. grup docelowych

Grupy docelowe, do których kierowane będą poszczególne działania komunikacyjne wynikają z LSR i zwartych w niej tam celów ogólnych i szczegółowych. Podstawowym kryterium podziału adresatów działań komunikacyjnych jest poziom ich zaangażowania w proces wdrażania LSR. W procesie komunikacji będą uczestniczyć takie kategorie odbiorców jak:

− ogół mieszkańców obszaru – społeczność lokalna, wchodzące w jej skład grupy społeczne oraz zdiagnozowane w LSR grupy defaworyzowane. Odbiorcą komunikacji o realizacji LSR będzie każdy mieszkaniec obszaru działania LGD „Żywiecki Raj”, co nie oznacza jednak zastosowania jednakowej komunikacji do wszystkich odbiorców, gdyż jak wskazała analiza istnieją zróżnicowane potrzeby informacyjne, które narzucają konieczność prowadzenia zróżnicowanych działań komunikacyjnych z zastosowaniem dopasowanych do danej grupy docelowej środków przekazu.

− potencjalni wnioskodawcy, którzy mogą ubiegać się o wsparcie w ramach wdrażania LSR m.in.  mieszkańcy, przedsiębiorcy, organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego, ich związki, porozumienia i stowarzyszenia, jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, instytucje kultury, sołtysi, kościoły i związki wyznaniowe oraz osoby prawne kościołów i związków wyznaniowych. Potrzeby komunikacyjne tej grupy dotyczyć będę kwestii ściśle merytorycznych związanych bezpośrednio z planowaną operacją. Grupa ta szczególnie potrzebuje bodźców motywacyjnych do podjęcia konkretnych działań. Przekaz informacji powinien być dostosowany do potrzeb/oczekiwań potencjalnego beneficjenta i wskazywać nowe możliwości jakie daje pozyskanie środków w LGD a także przekonać o korzyściach wynikających z podjęcia „wysiłku” w ubieganiu się o środki co jest szczególnie ważne, gdyż opierając się na doświadczeniach poprzedniego okresu programowania duża liczba potencjalnych beneficjentów zrezygnowała z ubiegania się o dotacje nie na poziomie wyboru przez LGD do dofinansowania operacji, ale na poziomie merytorycznych i formalnych uzupełnień w  SW.

− faktyczni beneficjenci, podmioty, które już otrzymały dotację, Potrzeby komunikacyjne tej grupy dotyczyć będę kwestii ściśle merytorycznych związanych bezpośrednio z realizowaną operacją. Ta grupa powinna być motywowana do promowania własnej operacji i jak i źródeł pozyskania środków – czyli LGD, SW.

− potencjalni i faktyczni uczestnicy projektów realizowanych przez innych beneficjentów, którzy aktywnie uczestniczą w operacjach, w tym w szczególności grupy defaworyzowane, które mogą skorzystać lub korzystają z efektów operacji realizowanych przez beneficjentów. Komunikaty do tej grupy powinny wzbudzać w nich zainteresowanie możliwościami wzięcia udziału w projekcie, perspektywami zmian dzięki środkom przewidzianym w LSR oraz przekonać o ich dostępności.

- odbiorcy rezultatów – opinia publiczna - cała społeczność lokalna obszaru działania LGD, a także turyści i inwestorzy – podmioty korzystające bezpośrednio i pośrednio z efektów operacji zrealizowanych z udziałem środków przewidzianych w LSR. Grupa ta powinna mieć świadomość, że korzysta z efektów pracy beneficjentów, co możliwe jest przez upowszechnienie informacji o korzyściach jakie dają zrealizowane w ramach LSR operacje. Komunikaty skierowane do tej grupy docelowej powinny zwierać język korzyści, popularyzujący efekty wykorzystania środków w LSR, ale również przedstawienia jaką szansę rozwoju i zmiany na lepsze dają środki unijne.

Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu

LGD planuje przeprowadzać ewaluację PK oraz prowadzić sprawozdawczość z prowadzonych działań informacyjno-promocyjnych. Poszczególne działania będą oceniane w oparciu o wskaźniki szczegółowo opisane w PK. Ocena efektywności działań PK: badania ilościowe i jakościowe, analizy opinii zamieszczanych w mediach, opinii przedstawianych na spotkaniach z wnioskodawcami oraz ankiet satysfakcji zbieranych po realizacji spotkań, szkoleń, warsztatów itp. Jeśli w wyniku monitoringu lub ewaluacji zostanie stwierdzone, że podjęte działania komunikacyjne nie przynoszą pożądanych efektów, zostanie zastosowany plan naprawczy. Plan ten polegać będzie na modyfikacji dotychczasowych praktyk komunikacyjnych i ich udoskonaleniu lub wprowadzeniu innych, które w ocenie LGD będą bardziej odpowiednie w drodze do celu. Zaplanowane zostało gromadzenie półrocznych raportów z realizacji działań informacyjno – promocyjnych PK i prezentacja wyników podczas posiedzenia Walnego Zebrania Członków.

Opis wniosków/opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych, sposobu ich wykorzystania w procesie realizacji LSR

Działania mające na celu pozyskanie informacji o funkcjonowaniu LGD i realizacji LSR zostały przewidziane w PK. Dane będą zbierane w formie informacji zwrotnej nt. oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD. podczas przewidzianych w PK działań. Pozyskane informacje zostaną wykorzystane do aktualizacji LSR, procedur oraz ewentualnej zmiany funkcjonowania poszczególnych organów LGD czy biura. W przypadku zaistnienia problemów z wdrażaniem LSR, a także potencjalnego pojawienia się sytuacji niesatysfakcjonującej akceptacji społecznej wdrożone zostaną środki zaradcze. Planuje się upubliczniane wyników działań realizowanych w ramach PK za pomocą strony internetowej LGD i gmin członkowskich, e-newslettera w okresach półrocznych. Działanie te pozwolą wszystkim zainteresowanym na zapoznanie się efektami działań przewidzianych w PK.

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2016 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2017 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2018 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2019 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2019 rok - aktualizacja 

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2020 rok 

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2020 rok - aktualizacja 

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2021 rok 

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2022 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2023 rok

Harmonogram realizacji Planu Komunikacji na 2024 rok

 

Plan szkoleń dla Członków Rady, Zarządu i pracowników biura LGD „Żywiecki Raj” na lata 2016-2023

Łącznie na działania zawarte w Planie Komunikacji, LGD zamierza przeznaczyć całość dostępnych środków na aktywizację w kwocie 377 625 zł, w tym 146 100 zł na działania związane z podniesieniem wiedzy i umiejętności kadr LGD (ujęte w załączniku nr 3 Plan Działania). Pozostała kwota 231 525 zł zostanie podzielona zgodnie z poniższą tabelą:

Tabela 1. Planowany budżet Planu Komunikacji (finansowanych w ramach 19.4)